重點答案
網上預約系統不只是把日曆放上網站。難點在於清楚表達業務規則：誰可以預約、哪些時段和資源可用、服務需時多久，以及改期時怎樣處理。
實際項目範圍
列明營業時間、員工更表、時段緩衝、服務地點、人數上限，以及最早和最遲可預約時間。決定客戶須全額付款、支付訂金，還是到場才付款；另訂取消、改期、提醒、缺席及退款規則。如已有日曆或 CRM，需說明如何同步和處理衝突。
流程簡單時，現成預約工具可能已足夠；若價格、供應量或批核規則特殊，才較需要度身開發。請供應商示範客戶及員工的完整流程，包括付款失敗和額滿情況。
打算建立預約系統？ 在 TechQuotations 提交業務規則及一個預約流程例子。
索取方案前要定義甚麼
- 可預約服務、職員、房間及容量
- 可用時段、緩衝及截止預約規則
- 訂金、取消、退款及缺席安排
- 提醒、日曆同步及職員管理
向服務供應商提出的問題
- 現成預約軟件能否處理這些規則？
- 撞期、付款失敗及額滿時如何處理？
- 職員可自行修改哪些設定？
如何評估答案
要求供應商示範一個正常預約及至少兩個例外情況。業務規則和職員工作量，比日曆畫面本身更重要。
定義預約狀態，而不只看畫面
按需要分清可預約、暫時保留、已確認、已取消及已逾期。訂明何時確認名額、何時重新開放。活動報名的人數限制與預約時長是不同規則，即使日曆外觀相似也要分開說明。
請供應商示範例外情況
- 兩位客戶同時預約最後一個名額。
- 暫時保留已逾期後，付款才成功。
- 職員取消場次，需要通知受影響客戶。
- 客戶改期後，原有名額重新開放。
預約是否一定要包括網上付款？
不一定。訂明確認需要付款、職員批核，還是兩者都不需要。如需要收款及退款處理，應在報價中明確列出。
預約例外驗收表
把下列項目複製到需求書，加入自己的要求，並指定負責人及完成狀態。例子只供規劃用途，並非客戶案例；成本欄應填寫實際取得的港元報價，並列明付款週期。
| 決策／項目 | 需要提供的資料 | 驗收／比較方法 |
|---|---|---|
| 最後名額 | 容量、暫時保留及到期規則 | 兩位客戶不能同時確認同一最後名額 |
| 延遲付款 | 保留到期後才收到付款結果 | 定義退款、審核或重新預約責任 |
| 取消 | 客戶／職員權限及通知負責人 | 釋放名額，並識別受影響的人 |