重點答案
不少公司首先需要改善流程，未必立即需要重做 CRM。先測試可設定的現成產品能否處理銷售階段、權限、自動化和報表。不要只因現有工具用起來不順手便決定度身開發；應先列出具體不足。
實際項目範圍
若公司有獨特而關鍵的工作流程，或需要深入連接其他系統，訂製 CRM 可能有道理，但同時要承擔保安、更新、支援和日後改動。比較數年的總成本：一邊是授權與設定，另一邊是需求分析、開發、主機與維護。
請兩類供應商示範相同的實際任務，例如記錄查詢、製作報價及產生管理報表。檢查資料匯出方式和擁有權。選擇能讓團隊持續完成工作的方案。
需要比較方案？ 在 TechQuotations 說明現有 CRM 處理不到的流程。
索取方案前要定義甚麼
- 流程配合及可設定的不足
- 授權、實施及多年營運成本
- 串接、保安、更新及支援責任
- 資料擁有權、匯出及供應商依賴
向服務供應商提出的問題
- 能否示範相同三項真實工作？
- 哪些不足必須寫程式而非設定？
- 業務流程改變時如何處理？
如何評估答案
以相同任務及多年總成本比較兩種方案。度身開發應由具體營運價值支持，而非只因對現有工具不滿。
比較設定方案與訂製方案
向兩類供應商提供相同流程及例外情況。請列明哪些可透過設定完成、哪些需要擴充、哪些不支援。加入資料遷移、培訓、匯出及維護，才是在比較團隊真正會使用的服務。
檢查更換供應商的影響
- 能否匯出有清楚欄位名稱及關聯的紀錄？
- 哪些連接依賴付費方案或外部服務？
- 交接後誰可以維護訂製部分？
- 訂閱或支援合約結束後會怎樣？
何時應選擇訂製開發？
當有明確需求，而合適的可設定方案未能合理滿足時。投入開發前，先記錄差距及營運責任。
設定式或自訂 CRM 比較表
把下列項目複製到需求書，加入自己的要求，並指定負責人及完成狀態。例子只供規劃用途，並非客戶案例；成本欄應填寫實際取得的港元報價，並列明付款週期。
| 決策／項目 | 需要提供的資料 | 驗收／比較方法 |
|---|---|---|
| 流程適合度 | 兩個方案使用相同正常任務及例外 | 標示設定、擴充及不支援工作 |
| 多年港元成本 | 授權、用戶、導入、整合及維護 | 採用相同年期及用戶增長假設 |
| 退出及擁有權 | 匯出格式、關聯及自訂程式權限 | 示範可用匯出，並記錄交接安排 |